シフトの精度アップ

作ってみたら人が足りない日がある——
稼働の過不足をなくすシフト作成の手順

更新日: 2026年7月6日

シフトを最後まで組んでから、「あれ、この日◯◯コース走る人いなくない?」と気づいて青ざめる。逆に、ある日は人が余っていて気まずい。稼働の過不足は、作り方の順番を変えるだけでほぼ消せます。この記事ではその手順を説明します。

原因は「人」から埋めているから

過不足が出る作り方には共通点があります。人を軸にして、1人ずつ出勤日を決めていく作り方です。Aさんの休みを決め、Bさんの休みを決め……と進めると、一人ひとりのルール（週休2日・連勤）は守れても、「その日、センター全体として何人・どのコースが必要か」は誰も見ていない状態になります。全員分を置き終わった時、日ごとの合計が合っている保証はどこにもありません。

正しい順番は逆です。先に「日」ごとの必要稼働を確定させ、そこに人を割り当てる。建物で言えば、先に間取りを決めてから家具を入れる、という当たり前の順番です。

手順1: 曜日ごとの「稼働パターン」を決める

まず、日ごとに必要なコース構成を一覧にします。多くのセンターでは曜日でパターン化できます。

繁忙期（お中元・お歳暮・年末）は専用パターンを作ります。ここが決まれば、各日の「正解の人数」が先に確定します。

手順2: 供給できる人数と突き合わせる（作る前の検算）

次に、組み始める前に総量が足りるかを検算します。式は単純です。

• 必要な延べ人数 = 各日の必要人数の合計（例: 平日22日×12人 + 土6日×14人 + 日祝5日×10人 = 398人日）
• 供給できる延べ人数 = Σ（各メンバーの期間内の出勤可能日数）。出勤可能日数 = 期間日数 −（公休 + 年休 + 会議・研修 + 応援で抜ける日）

手順3: 「日ごとの必要数」を守りながら人を置く

ここまでやってから、初めて人を置き始めます。各日の下に「必要人数」と「現在の出勤予定数」を並記して、置くたびに差分が見える状態で作業するのがコツです。Excelなら1行足すだけで実現できます（COUNTIF で出勤マークを数えて必要数と比較）。無料テンプレートにはこの過不足チェック行も組み込んであります。

手順4: 「コース単位」の穴も見る

人数の合計が合っていても、「その日◯◯コースを走れる人が1人もいない」という質的な穴は起こりえます。担当できる人が2人以下しかいないコースを先にリストアップし、その希少コースから先に割り当てると、質的な穴はほぼ防げます。エースを汎用コースに使ってしまってから希少コースが埋まらなくなる、が典型的な失敗です。

まとめ: 順番を変えるだけ

1. 曜日ごとの稼働パターンを決める（日の必要数を確定）
2. 総量を検算する（足りないならこの時点で手を打つ）
3. 差分を見ながら人を置く
4. 希少コースから先に割り当てる

この順番にするだけで、「組んでから足りないと気づく」は構造的に起きなくなります。